Datenschutzhinweise

a) Beim Besuch der Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Dabei werden folgende Informationen ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Diese Daten werden zu folgenden Zwecken durch uns verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

b) Nutzung unseres Kontakt­formulars

Sie haben die Möglichkeit mit uns über ein auf der Website bereitgestelltes Formular Kontakt aufzunehmen. Hierfür ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Zusätzliche Angaben können freiwillig getätigt werden. Die im Rahmen des Kontaktformulars erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

c) Weiter­gabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung, oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

d) Einbindung Dienst­leister

Für die Betreuung unserer Webseite werden Auftragsverarbeiter eingesetzt, so dass Daten auch an diese übermittelt werden. Für die eingesetzten Auftragsverarbeiter liegen Verträge entsprechend den Anforderungen aus Art. 28 DSGVO vor.

e) Eigene Cookies

Für den Betrieb der Webseite nutzen wir eigene Cookies. Dies sind Dateien, die ihr Browser bei Besuch unserer Webseite auf ihrem Endgerät speichert. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Dazu gehören Cookies zu folgenden Zwecken:

• Warenkorb-Cookies
• Login-Status
• Nutzereingaben über mehrere Webseiten
• Security Cookies
• Cookies zur Sprachauswahl
• Opt-In-Cookies
• Cookies, die zum Load Balancing von Webseiten dienen

Temporäre Cookies werden nach dem Verlassen der Webseite gelöscht. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch, können aber über die Einstellungen individuell angepasst oder komplett deaktiviert werden. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können. Die Rechtgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 25 Abs. 2 TDDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Auf unserer Webseite besteht die Möglichkeit für registrierte Nutzer, sich in einen gesonderten Bereich einzuloggen. In diesem Bereich erfolgt kein Tracking über Analyse-Tools, Cookies oder Fingerprints. Es werden ausschließlich notwendige Cookies eingesetzt.

Im Login Bereich werden folgende Daten von Ihnen verarbeitet:

• Benutzername
• Passwort (gehasht)
• Metadaten aus dem Login der vorgenommenen Tätigkeiten

Die Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) betragen z. B. bis zu 10 Jahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach dem BGB beträgt 3 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist für Logdaten beträgt 7 Tage, danach erfolgt eine automatische Löschung.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen von Stellen­ausschreibungen, Initiativbewerbungen oder über unser Bewerberportal zur Verfügung stellen. Hierzu gehören insbesondere Ihre Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten), Qualifikationsdaten (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, beruflicher Werdegang), sowie weitere Angaben, die Sie uns freiwillig übermitteln. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses nutzen wir das Bewerbermanagementsystem Softgarden. Softgarden verarbeitet Bewerberdaten ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Die Übermittlung Ihrer Daten an Softgarden erfolgt über eine gesicherte Verbindung. Softgarden setzt ausschließlich Unterauftragnehmer ein, mit denen rechtskonforme Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO bestehen.

Zur Koordination und Planung von Bewerbungsgesprächen setzt Softgarden den Dienst Cronofy ein. Cronofy ermöglicht es, Terminvorschläge automatisch zu generieren und Verfügbarkeiten der beteiligten Mitarbeitenden einzusehen.

Hierzu erfolgt – je nach Einstellung – ausschließlich ein Zugriff auf Verfügbarkeitsinformationen (Free-/Busy‑Status) der betroffenen Mitarbeitenden. Inhalte bestehender Kalendereinträge (z. B. Titel, Beschreibung oder Teilnehmer) werden nicht ausgelesen. Bestätigte Termine werden automatisch in den Outlook‑Kalender übernommen.

Cronofy verarbeitet dabei:

• Namen und geschäftliche E‑Mail‑Adressen der beteiligten Personen
• Verfügbarkeiten (frei/belegt)
• Informationen zu den jeweils geplanten Terminen

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der effizienten Terminorganisation im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Cronofy ist gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter eingebunden und erfüllt hohe Sicherheits‑ und Compliance‑Standards (u. a. ISO 27001, ISO 27701).

Ihre Bewerbungsunterlagen werden bei einer Absage spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder eine ausdrückliche Einwilligung für eine längere Speicherung (z. B. Talentpool) vorliegt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bewerbungsverfahrens)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten Terminprozessen, z. B. durch Cronofy)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir Sie ausdrücklich um eine Einwilligung bitten (z. B. Talentpool)

Wenn Sie uns kontaktieren, ein Angebot erstellen lassen oder einen Vertrag abschließen, erfassen wir ihre geschäftlichen Kontaktdaten sowie Vor- und Zunamen. Bei einem Vor-Ort-Treffen kann es (pandemiebedingt) zu einem Corona-Schnelltest kommen. Außerdem können Video- oder Bildaufnahmen entstehen, wenn eine Videokonferenz durchgeführt wird. Wir nutzen hierfür folgende Tools:

• MS Teams

Die Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten ist abhängig vom Status der geschäftlichen Verbindung. Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) betragen z. B. bis zu 10 Jahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach dem BGB beträgt 3 Jahre. Die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist abhängig vom Status der geschäftlichen Verbindung Art. 6 Abs. 1 s. 1 lit. a) DSGVO), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) bzw. (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Ihnen steht ein Auskunftsrecht bezüglich der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und ein Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie deren Sperrung und Löschung zu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Sie haben weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Erhalt der über Sie gespeicherten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.

Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung einzulegen.

Für eine Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, zur Veranlassung einer Korrektur unrichtiger Daten oder deren Sperrung bzw. Löschung, den Widerruf einer Einwilligung sowie für weitergehende Fragen über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie bitte: hinweisgeber@esd.de